Bureaux de l'après COVID-19 L'avenir est aux espaces de travail flexibles qui intégreront le masquage sonore.

Activity-Based Working

Vous avez l’opportunité de rendre votre espace de travail plus flexible et attrayant que jamais

La pandémie du Coronavirus et les nouvelles mesures sanitaires mises en place nous obligent à repenser nos espaces de travail. Pour certaines entreprises, la réflexion est entièrement nouvelle, voire pratiquement imposée par une situation hors de contrôle nécessitant des changements radicaux pour accomplir le travail habituel dans des circonstances tout à fait inhabituelles. Pour d’autres, cette crise est simplement l’occasion d’accélérer leur transition vers un environnement de travail plus flexible – un processus déjà bien réfléchi et bien engagé avant la pandémie. Après tout, virus ou pas, une plus grande flexibilité du lieu de travail a longtemps été un élément classé en tête de la liste des souhaits de la plupart des employés, tous secteurs confondus.

Et la flexibilité, ils l’ont tous obtenue, qu’on le veuille ou non, puisque près de la moitié des Québécois et des millions de Français se sont retrouvés à travailler depuis chez eux, selon leurs propres conditions et leurs propres horaires, loin de ce que beaucoup ont commencé à percevoir comme étant le cadre rigide de leur ancien bureau. Beaucoup ont commencé à apprécier de travailler à distance dans le confort de leur foyer. Certains coéquipiers sont même devenus plus productifs en travaillant ainsi. Mais après des mois de travail à distance, beaucoup ont aussi commencé à regretter le bureau ainsi que la possibilité d’entretenir des relations sociales et de collaborer d’une manière qui n’est pas possible à distance. C’est pourquoi les espaces conçus pour répondre à ces attentes, en particulier la flexibilité et la collaboration, représentent l’avenir.

Indépendamment de notre nouvelle responsabilité de faire respecter les mesures de sécurité adaptées, à l’intérieur ou à l’extérieur du bureau, les aménagements en espace ouvert et les espaces de travail collaboratifs sont là pour rester… et gagner en popularité. Après tout, ils coûtent moins cher à la construction, offrent plus de flexibilité, permettent une meilleure utilisation de la surface disponible, et peuvent être reconfigurés plus facilement en fonction de besoins à court termes. Enfin, aujourd’hui plus que jamais, les employés s’attendent à pouvoir choisir leur lieu de travail, qu’il soit à l’intérieur ou à l’extérieur du bureau, en fonction des tâches spécifiques qu’ils doivent accomplir. Bienvenue dans la nouvelle normalité.

Les mesures de distanciation sociale réduisent la capacité de vos espaces de travail

Quelle que soit la manière dont vous envisagez les choses, il est fort possible que votre bureau de 5000 pieds carrés (environ 465 mètres carrés) post-COVID n’accueille pas le même nombre d’employés que votre bureau pré-COVID pour la même surface. La distanciation sociale transformera probablement votre poste de travail de 8 personnes en un poste de travail de 4 personnes. Si vous aviez auparavant 2 personnes travaillant ensemble dans un bureau fermé, vous devrez peut-être repenser cet agencement.

En fonction de l’aménagement actuel de vos espaces de travail, vous pouvez continuer à encourager le travail à domicile, qui est une stratégie efficace et peu coûteuse pour assurer une densité plus sûre sur le lieu de travail, ou vous pouvez considérer les deux derniers mois comme un signal fort indiquant qu’il est temps de redéployer votre parc immobilier d’une manière totalement nouvelle, en ré-optimisant par la même occasion l’empreinte de votre bureau.

Dans tous les cas, la pandémie mondiale du Coronavirus aura eu un impact durable sur la façon d’aborder la journée type au bureau. Peut-être même que, sans vous en être encore rendu compte, vous avez déjà commencé votre transition vers un modèle ressemblant aux espaces de travail flexibles, là où les places ne sont pas nécessairement assignées.

Pre-COVID benching workstation
Post-COVID benching workstation

Une capacité de bureau plus faible exige une plus grande flexibilité de l’espace de travail

Avez-vous remarqué que certains des bureaux les plus cool du monde sont souvent situés là où le coût par unité de surface est le plus élevé? La rareté est le moteur de la créativité et de l’innovation. Et lorsque chaque pied carré ou mètre carré compte vraiment, l’amélioration de l’efficacité des espaces de travail et l’augmentation de la productivité des employés deviennent une seule et même chose.

Est-il vraiment nécessaire de fournir à TOUS les employés leur propre bureau? Et si les employés performants préféraient choisir un endroit dans le bureau où ils peuvent accomplir certaines tâches? C’est l’essence même des espaces de travail flexibles : laisser les employés choisir entre plusieurs zones de travail, chacune étant parfaitement conçue pour une activité spécifique.

Chaque jour, la conception de leurs espaces de travail flexibles leur permet de travailler dans le type d’espace qui correspond le mieux à la nature de la tâche à accomplir. Il n’y a plus de postes de travail assignés ni de disposition fixe des sièges. Les employés sont autonomes, ils peuvent travailler au bureau selon leurs propres conditions, exactement comme à la maison. Ainsi, au bureau, on peut commencer à se sentir comme à la maison.

Plus de flexibilité signifie un environnement sonore moins prévisible au travail

Qu’en est-il du bruit dans les bureaux? Qu’en est-il de toutes les distractions, des sons courants – tels que la sonnerie du téléphone, la frappe du clavier, la préparation du café ou encore le ronronnement de la photocopieuse – aux conversations bruyantes des collègues, qui semblent rôder à la recherche d’une occasion de déconcentrer un collaborateur dans cet espace de travail ouvert? Dans un espace de travail avec moins de murs, moins de limites, les employés pourront-ils discuter de sujets privés et sensibles, selon le niveau de confidentialité requis? Se sentiront-ils à l’aise pour le faire?

Des environnements trop ou pas assez bruyants peuvent être tout autant préjudiciables les uns que les autres pour le ressenti et la performance d’un employé de bureau. Et même si la plupart des systèmes de masquage sonore réputés sont conçus pour égaliser parfaitement l’environnement sonore de votre espace de travail et sont particulièrement efficaces pour étouffer les conversations privées ou distrayantes, comment ces systèmes peuvent-ils déterminer le niveau de bruit ou de silence réel de l’espace de travail à tout moment? Comment le masquage sonore peut-il être efficace à la fois dans des conditions de bruit et de silence?

Dans un espace de travail flexible, où deux jours ne se ressemblent jamais vraiment, la gestion du volume de sortie du masquage sonore selon des horaires prédéfinis ne suffit pas. Votre système de masquage sonore devra être aussi flexible que votre espace de travail. Le volume du système devra augmenter durant les périodes de pointe, qui sont plus bruyantes, et diminuer durant les périodes plus calmes, afin que le masquage sonore ne devienne pas une source de distraction en soi.

Contrôle automatisé du volume du masquage sonore dans un bureau

Notre système de masquage sonore s’adapte automatiquement à l’environnement sonore de votre espace de travail tout en l’améliorant

Est-ce un bruit blanc diffusé dans vos espaces de bureaux ou une sorte de technologie de suppression du bruit ambiant? Non. C’est le système de masquage sonore avancé de Soft dB qui émet juste la bonne quantité de bruit de fond pour étouffer les distractions et les conversations que vos employés ne devraient pas avoir à entendre, à tout moment, quel que soit le niveau d’activité ou de calme du bureau. Il n’est pas nécessaire de le programmer à l’avance, ou de déterminer au préalable quand et où votre espace de travail devient acoustiquement inconfortable. Notre technologie de masquage sonore assure automatiquement une plus grande intimité auditive et une confidentialité des échanges verbaux, ainsi qu’un environnement de travail sans distraction, toujours au moment où les employés en ont le plus besoin.

Tout savoir sur notre système

Lorsque le bureau est presque plein

Lors d’une journée chargée dans votre bureau de l’après-COVID, les choses sembleraient presque revenir à la normale, à l’exception des énormes bidons de désinfectant pour les mains et des panneaux de sécurité qui traînent ici et là… Les employés vaqueront à leurs tâches quotidiennes: répondre aux appels téléphoniques, écrire des courriels, organiser des vidéoconférences, finaliser des rapports, développer des présentations, coder des applications, discuter de défis complexes en échangeant de nouvelles idées.

Le bureau bourdonnera de toutes sortes d’activités en cours. Et bien sûr, il sera bruyant. Plus il y a d’activité, plus c’est bruyant, c’est inévitable! En ces jours de travail plus occupés et plus bruyants, le principal défi posé par l’espace de travail flexible et les espaces ouverts en général est assez simple:

Faire en sorte que les employés puissent se concentrer sans interruption dans un environnement de travail propice à la collaboration.

Ainsi, lors de ces journées, un système de masquage sonore efficace se fondra parfaitement dans l’ambiance sonore relativement chargée du bureau, tout en s’adaptant continuellement aux pics de bruit, surtout dus aux voix plus fortes et à la communication verbale en général, ainsi qu’aux moments plus calmes, plus silencieux.

Lorsque le bureau est presque vide

Aimeriez-vous travailler dans une pièce silencieuse, totalement conscient de la présence des autres, sachant très bien qu’eux aussi peuvent probablement vous entendre respirer, éternuer, tousser, vous étirer, fouiller dans vos tiroirs à la recherche d’un stylo, et peut-être même penser? L’employé de bureau moyen n’aime pas non plus.

Lors d’une journée calme dans votre espace de travail après-COVID, laissé partiellement vide par les employés ayant décidé de travailler à distance, ceux qui ont besoin de venir au bureau ce jour-là constateront que même les sons les plus faibles deviennent clairement audibles. C’est dû au fait que le niveau de bruit ambiant sera exceptionnellement bas. Vous vous souvenez de ces vastes salles d’examen pendant vos études? On s’y sentait un peu mal à l’aise, n’est-ce pas? Donc, quand votre bureau devient trop silencieux, votre principal défi est:

Aider les employés de bureau à se sentir à l’aise, silencieusement ou pas, dans leur propre « bulle privée », inconscients de leur environnement.

Ces jours-là, votre système de masquage sonore augmentera subtilement le niveau de bruit de fond, juste assez pour noyer les bruits qui accaparent l’attention, qu’aucun employé ne devrait être obligé d’entendre clairement, et ce, sans que ce petit bruit de fond supplémentaire ne devienne une source de distraction en lui-même.

CAE

Réussir votre transition vers un espace de travail flexible grâce au masquage sonore

Découvrez comment CAE, un leader mondial de la formation pour l’aviation civile, la défense et les soins de santé, a réussi à mobiliser davantage ses employés avec un espace de travail plus petit, tout en intégrant le masquage sonore pour tirer le meilleur parti de son nouveau concept d’espace de travail collaboratif sans bureaux assignés.

Lire l’étude de cas

Les espaces de travail flexibles et le masquage sonore vont de pair depuis plus de 10 ans

Kokuyo: notre partenaire japonais

La conception actuelle des bureaux devrait permettre d’organiser une grande variété d’activités, allant de tâches très ciblées à des rassemblements d’équipe informels, en passant par des réunions plus officielles. Bienvenue dans l’univers des espaces de travail flexibles.

Depuis plus d’un siècle, le groupe Kokuyo fournit du mobilier et des fournitures de bureau à toutes sortes d’entreprises, des plus grandes sociétés asiatiques aux multinationales ayant des bureaux dans le monde entier, tout en jouant un rôle clé pour les aider à s’approprier la notion d’espace de travail flexible.

Quel type de réforme des méthodes de travail les organisations peuvent-elles mener à bien avec notre aide, en s’appuyant sur nos produits et services? Telle est la question amenant Kokuyo à proposer des espaces sur mesure qui font ressortir le meilleur de chaque individu, inspirent un travail créatif, stimulent la productivité et favorisent le bien-être des employés.

www.kokuyo.com

Pendant de nombreuses années, le groupe Kokuyo a été une ressource incontournable pour les organisations cherchant à faire plus avec moins grâce au modèle des espaces de travail flexibles. Ils en savaient beaucoup sur la manière d’améliorer les performances et le bien-être des employés en leur donnant la possibilité de travailler où bon leur semble et de la manière qu’ils souhaitent. Et ils avaient assurément des idées novatrices sur la manière dont les futurs aménagements de bureaux pourraient offrir cette flexibilité du lieu de travail tant recherchée.

La flexibilité et la collaboration sans compromis

Toutefois, Kokuyo savait aussi très bien que les espaces de travail flexibles et les bureaux à aire ouverte pouvaient comporter certains inconvénients: une acoustique moins agréable, des niveaux de distraction difficiles à prévoir et contrôler, moins d’intimité visuelle et auditive, ainsi que de potentiels problèmes de confidentialité quant aux échanges verbaux.

Cependant, en tant qu’expert de renommée mondiale en ingénierie acoustique, avec plus de 20 ans d’innovations dans le domaine de l’acoustique architecturale, des mesures sonores et du contrôle du bruit dans les espaces de travail, Soft dB savait très bien comment résoudre les inconvénients acoustiques propres aux environnements de travail flexibles et aux aires ouvertes.

En effet, le lieu de travail de demain, axé sur les relations, avec moins de murs, moins de limites, plus d’espace pour collaborer et conçu pour offrir une grande flexibilité, ne devrait pas être mis en place au détriment du confort sonore et de l’intimité des employés. C’est ainsi qu’a débuté un long et fructueux partenariat international entre Kokuyo et Soft dB : d’un côté, une équipe d’experts passionnés par la conception d’espaces de travail plus efficaces, et de l’autre, une équipe d’experts passionnés par l’atteinte d’une acoustique optimale dans les bureaux modernes.

L’intimité et le confort acoustique sans les murs

Ainsi, depuis plus de 10 ans maintenant, Kokuyo aide les entreprises de toutes tailles et de tous les secteurs à tirer le meilleur parti des espaces de travail flexibles, tout en intégrant la technologie brevetée de masquage sonore de Soft dB dès le début du processus de conception des bureaux, pour offrir aux employés :

  • Juste le bon niveau d’intimité et d’anonymat auditif, sans avoir besoin de murs
  • Un lieu exempt de distractions pour se concentrer sur des tâches individuelles complexes
  • La liberté de prendre et de passer des appels téléphoniques, quelle que soit leur nature, sans avoir peur de déranger les autres
  • La capacité de discuter ouvertement de sujets sensibles entre collègues sans craindre d’être entendu à travers tout le bureau
  • La possibilité de se mettre à l’aise, autant les personnes extraverties qu’introverties, en pensant tout haut, en mangeant sur le pouce, en éternuant, en respirant, en échappant son stylo au sol, le tout sans devenir un centre d’attention dans le bureau à aire ouverte

Enfin et surtout:

  • Le bon environnement sonore pour le travail, le juste niveau de confort et d’intimité, ce que beaucoup considéraient auparavant comme presque inaccessible dans les environnements de travail ouverts.

Masquage sonore pour vos espaces de travail: Quoi, comment et pourquoi?

Vous voulez tout savoir sur notre technologie de masquage sonore, ici et maintenant? Nous avons développé une formation en ligne que vous pouvez suivre quand vous le souhaitez, à votre convenance. Que vous choisissiez de suivre le cours en mode webinaire avec l’un de nos instructeurs ou que vous regardiez simplement la version vidéo par vous-même, vous aurez une synthèse complète de ce qui fait que le masquage sonore est l’une des méthodes les plus rentables à l’heure actuelle pour créer le meilleur environnement sonore possible pour les employés de bureau.

En savoir plus sur notre formation

Prêt à tirer profit du masquage sonore dans vos futurs espaces de travail?

Faites en sorte que votre espace de travail de l’après Covid-19 soit plus flexible, performant, et accueillant que jamais. La collaboration sans distraction sonore existe bel et bien. Le masquage sonore vous permettra d’offrir aux employés plus d’intimité et de tranquillité au coeur des bureaux à aire ouverte de demain.

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